A medida que los horarios se vuelven más agitados, muchas personas optan por invitaciones en línea para fiestas en lugar de tomarse el tiempo de imprimir, escribir, colocar la dirección, sellar y enviar invitaciones individuales. Antes de simplemente enviar un correo electrónico o una tarjeta virtual, es importante saber cómo construir una "evitación" para que coincida con la fiesta y proporcione toda la información crítica.
Tipos de invitaciones en línea
Las personas que eligen invitar electrónicamente a los invitados a la fiesta tienen varias opciones disponibles:
- Correos electrónicos individuales :Un mensaje personalizado es uno de los tipos más fáciles de invitaciones electrónicas, pero puede ser tedioso escribir y enviar notas a un gran número de invitados. En su lugar, se pueden usar listas de correo, pero es posible que los mensajes con un gran número de destinatarios se desvíen a una carpeta de spam o solicitudes y se eliminen accidentalmente, especialmente si se incluyen archivos adjuntos.
- Evita: En lugar de usar su propia cuenta de correo electrónico para enviar invitaciones, considere usar un sistema de invitación electrónico gratuito como evite.com o pingg.com. Estos servicios son gratuitos y fáciles de usar. Proporcionan un mecanismo simple para enviar actualizaciones de eventos y rastrear confirmaciones de asistencia.
- Tarjetas virtuales :Compañías como Blue Mountain ofrecen tarjetas en línea gratuitas que se pueden usar para invitaciones completas con música, animaciones e imágenes coloridas para despedidas de soltero, vacaciones y otros temas populares. Es importante tener en cuenta que, por lo general, no es posible enviar tarjetas a una variedad de destinatarios, y enviar cada uno individualmente puede llevar mucho tiempo.
- Páginas web :Con un conocimiento mínimo de html u otros lenguajes de programación, es posible crear una página web personalizada para que sirva como invitación a una fiesta, y un correo electrónico rápido a los invitados puede brindarles instrucciones sobre cómo acceder a la página. Tenga cuidado de no poner información confidencial en la página (direcciones, por ejemplo), a menos que la página esté protegida de visitantes no invitados.
La mejor invitación es aquella que puede brindar información crítica a los invitados de manera conveniente. Dado que muchas personas revisan sus mensajes de correo electrónico varias veces al día, el uso de un método en línea para invitar a los invitados a una fiesta garantiza que tengan la información lo antes posible sin problemas de pérdida de correo, franqueo sin pagar o sobres destrozados.
Planificación de invitaciones en línea
La conveniencia de planificar un anuncio o una invitación en línea también puede ser un problema. Es muy fácil olvidar información importante o pasar por alto otros detalles. Ya sea que la invitación se envíe en papel o electrónicamente, la planificación cuidadosa garantiza un evento impecable y organizado.
Información
Las invitaciones en línea deben incluir la misma información que las invitaciones tradicionales, incluidos:
- Fecha y hora del evento
- La naturaleza de la fiesta, incluidos los temas
- Direcciones a la ubicación, incluido un mapa si es necesario
- Requisitos de los invitados, como contribuciones de comidas compartidas o un código de vestimenta
- Información de RSVP y plazos
Cuándo enviar
Dado que las invitaciones en línea llegan casi instantáneamente, muchas personas las envían más tarde que las tradicionales invitaciones en papel. Si bien hay cierto margen de maniobra disponible para tales fechas límite, es importante enviar invitaciones para que los invitados las reciban con suficiente tiempo para decidir si podrán asistir o no. La mayoría de las invitaciones deben enviarse con una o tres semanas de anticipación. Los plazos de entrega más largos son apropiados para eventos formales, fiestas navideñas cuando otros compromisos familiares pueden interferir o si será necesario viajar.
Recordatorios
Muchos destinatarios pueden pasar por alto fácilmente los mensajes de correo electrónico, o esos mensajes pueden perderse o eliminarse sin darse cuenta. Por lo tanto, es importante enviar recordatorios a los invitados antes de la fiesta. Una nota rápida o una llamada telefónica tres o cuatro días antes del evento es suficiente para recordar a los invitados sobre la fiesta, así como para contactar a cualquier persona que no haya respondido.
RSVP
Las invitaciones electrónicas siempre deben incluir la respuesta y la información de contacto para que los invitados puedan aceptar o rechazar la invitación. Si bien un correo electrónico de respuesta es la opción más frecuente, los anfitriones también deben proporcionar un número de teléfono y una dirección postal en caso de que los invitados tengan dificultades para responder en línea.
Cuando las invitaciones en línea no son apropiadas
Las invitaciones en línea son generalmente informales y no son apropiadas para todas las situaciones. Los eventos extremadamente formales, como bodas o cualquier evento grandioso (almuerzos, fiestas de aniversario elaboradas, etc.) requieren invitaciones tradicionales, aunque se pueden usar recordatorios y confirmaciones de asistencia por correo electrónico. Los anfitriones también deben tener en cuenta que es posible que no todos los invitados tengan acceso inmediato a los formatos en línea, y las invitaciones tradicionales son una forma más segura de correr la voz sobre un próximo evento.
¿Son las invitaciones en línea la elección correcta?
En esta era de conveniencia electrónica, las invitaciones en línea (correos electrónicos, invitaciones electrónicas, tarjetas virtuales y páginas web) son formas rápidas y fáciles de informar a los invitados sobre una próxima fiesta. Siempre que las invitaciones se planifiquen cuidadosamente y ofrezcan a los invitados la misma información que un formato tradicional en papel, pueden ser útiles para la mayoría de los eventos, permitiendo que los anfitriones y los invitados se conecten rápidamente sin las molestias que podrían presentar las invitaciones convencionales.