Organizar un evento de gala no es barato, pero si te ajustas a tu presupuesto, ofrece entradas al precio justo, tenga una buena lista de invitados y algunas estrategias de recaudación de fondos, puede recaudar mucho dinero para su causa. Hoy, parece que todo el mundo tiene una causa. ¿Y qué mejor manera de recaudar dinero para tu causa que con un evento de gala? Los eventos de gala generalmente incluyen cena, baile, entretenimiento y subastas silenciosas o rifas, a veces organizados en torno a algún tipo de tema.
Si cree que este tipo de evento es algo que le gustaría organizar para su organización benéfica favorita, hay una gran cantidad de información que necesitará para comenzar. Y una de las primeras cosas que deberá hacer es reunir a un grupo de amigos o voluntarios de su organización benéfica para que lo ayuden a organizarlo todo. El comité es esencial para la planificación, porque un evento de gala es demasiado complicado para ser una tarea de una sola persona. Además, el aspecto grupal del comité se suma a la diversión:básicamente puedes planificar una gran fiesta con un grupo de personas apasionadas por la misma causa que tú.
Contenido- Por dónde empezar
- Los detalles
- Ideas para la gala de corbata negra
- Consejos para organizar un evento de gala
Por dónde empezar
Una vez que usted y su comité se unan para organizar su evento de gala, lo siguiente que debe hacer es decidir su estrategia para generar dinero. Hay muchas formas de ganar dinero en un evento de gala. Puede elegir solo una o cualquier combinación de opciones de recaudación de fondos. La venta de boletos es una opción obvia, pero dependiendo de la escala del evento, es posible que no genere la mayor cantidad de dinero.
En cambio, puede concentrarse en vender patrocinios o mesas corporativas, o incluso realizar una subasta silenciosa en la que, si se donan la mayoría de los artículos, puede obtener una ganancia mucho mayor. Y mientras hablamos de dinero, también es una buena idea establecer una meta de recaudación de fondos. Le dará a su equipo algo por lo que trabajar, y también ayudará a proporcionar un propósito cuando comercialice el evento y venda boletos.
Al establecer su objetivo de recaudación de fondos, analice con honestidad cuánto dinero realmente espera recaudar para poder definir el presupuesto del evento. Recuerda, los eventos de gala no son baratos, pero si te ajustas a tu presupuesto, ofreces entradas al precio adecuado, tienes una buena lista de invitados y algunas estrategias de recaudación de fondos, puedes recaudar mucho dinero para tu causa.
Profundizaremos en los detalles de la planificación de un evento de gala en la página siguiente.
Los detalles
Uno de los detalles más importantes a la hora de planificar un evento de gala es fijar la fecha y encontrar el lugar. Estas dos piezas importantes van de la mano y deben cuidarse con la mayor anticipación posible. Si no tiene muchas opciones cuando se trata de un lugar, sea flexible con la fecha. Y asegúrese de saber si se necesitan permisos para el tipo de evento que está planeando. El personal del lugar debería poder ayudarte.
Asigne un grupo pequeño para que esté a cargo de la lista de invitados mientras el resto del comité soluciona los demás detalles de la noche. Después de todo, no se puede realizar un evento de gala sin invitados que compren las entradas. Cada miembro del comité debe traer una lista de sus contactos para su inclusión, incluidas las conexiones con grandes corporaciones u otros comités sociales. Según su presupuesto, considere comprar una lista de contactos de una empresa local de relaciones públicas o marketing directo.
Si planea contratar una banda u ofrecer entretenimiento, resérvelos poco después de establecer la fecha para asegurarse de que su calendario no se llene. Debe hacer lo mismo con su proveedor de servicios de catering o planificador de eventos, si está contratando uno. Por supuesto, tenga en cuenta que si está incorporando un tema para su evento, querrá saber cuál es antes de contratar cualquier entretenimiento o proveedor para que la gala sea lo más cohesiva posible.
Establecer el tema es una parte divertida y creativa de la planificación, pero no se deje llevar por la lluvia de ideas. Establezca una fecha límite clara para que el comité elija un tema, de modo que el resto de los detalles puedan encajar. Discutiremos más ideas de temas en la página siguiente.
Ideas para la gala de corbata negra
Considere organizar un baile de máscaras, como este que organiza anualmente UNICEF. Dado que los invitados se enfocan tanto en sus disfraces, no tiene que gastar tanto en decoración y puede presupuestar más en comida, bebidas y entretenimiento. El calendario puede ser de gran ayuda a la hora de decidir un tema para tu evento. Si se le acabaron las ideas, vea qué días festivos caen alrededor de la fecha de su evento. Incluso es posible que pueda reprogramar su lugar para que se ajuste mejor a las vacaciones. Algunas excelentes ideas para galas basadas en calendarios incluyen el paraíso invernal, el Año Nuevo chino, el Día de San Valentín, el Cinco de Mayo, el Derby de Kentucky o incluso el Día de la Tierra.
Si aún no ha encontrado nada en lo que su comité pueda estar de acuerdo, intente arriesgarse más con su tema. Tal vez sus invitados irían a un evento de disfraces, donde la atención se centra más en el atuendo de los invitados que en la decoración general. Este tema le permitiría mantener las decoraciones más simples, para que pueda concentrar su dinero en la comida, las bebidas o el entretenimiento. O inspírese en las tendencias actuales y organice una competencia de cocina "Top Chef" o un evento "Bailando con las estrellas". Su entretenimiento incluiría celebridades locales o posiblemente incluso algunos de los menos afortunados a quienes sirve su organización.
No lo olvides, tu causa es el mejor tema de todos. Si tiene una idea que no muestra su causa, intente encontrar una manera de entrelazarla con el tema de su elección. Ya sea que los niños a los que atiende escriban un mensaje de San Valentín para cada invitado en su evento temático del Día de San Valentín o planee toda la noche en torno a las historias personales de aquellos a quienes atiende, si sus invitados se conmueven, estarán más inclinados a abrir sus billeteras.
Consejos para organizar un evento de gala
Una subasta silenciosa es solo una forma de recaudar dinero para su evento de gala, especialmente si puede obtener todos los bienes y servicios donados para que todos los ingresos beneficien a su organización benéfica o causa. Organizar un evento de gala es un gran trabajo. Hay tantos pequeños detalles de los que usted y su comité deben hacer un seguimiento, que podría valer la pena contratar a un planificador de eventos. Por supuesto, solo puede hacerlo si su presupuesto lo permite. Si puede contratar a un planificador de eventos, le dará a su comité más tiempo para concentrarse en los aspectos de recaudación de fondos, como la venta de boletos y patrocinios o la subasta silenciosa.
Por supuesto, promocionar su evento en toda la comunidad es tan importante como cualquier otra cosa. Comuníquese con el periódico local, las estaciones de televisión y las estaciones de radio para obtener cobertura previa, y no se avergüence de pedir favores.
Y cuando se trata de favores, idealmente, obtendrá cada pieza de su subasta silenciosa donada, por lo que el 100 por ciento de las ganancias se destinará a su causa. Sin embargo, si tiene problemas para encontrar personas o negocios que donen sus bienes y servicios, ofrézcales un compromiso. Si el vendedor puede ofrecerle un descuento significativo, es posible que pueda comprar algunos artículos para la subasta, sabiendo que recuperará el costo. Siempre hay un ganar-ganar en alguna parte.
Finalmente, no olvides cuidar a tus voluntarios. Ya sea que estén ayudando a envolver canastas de subastas silenciosas, preparando el evento o trabajando en la noche del evento, asegúrese de que se sientan valorados. Los sándwiches y las galletas donados de una tienda local pueden ser muy útiles. Un correo electrónico de seguimiento que detalla los éxitos del evento y cómo contribuyeron irá más allá para garantizar que se registren como voluntarios nuevamente el próximo año.