Las ideas creativas, una sólida planificación y una lista de verificación detallada son clave para el éxito de cualquier evento. Alison Wenstrup, propietaria y coordinadora de Aviva Events, organiza desde reuniones íntimas hasta bodas elaboradas, eventos de recaudación de fondos y corporativos. En esta entrevista exclusiva, comparte sus consejos prácticos y experiencias para optimizar tu lista de control de planificación de eventos.
Planificación de Eventos: Lista Esencial
Love to Know (LTK): Al iniciar la organización de un evento, ¿cuáles son los elementos imprescindibles en tu lista de verificación?
Alison Wenstrup (AW):
- Presupuesto: Elabóralo y respétalo estrictamente para evitar gastos excesivos.
- Catering: Calcula con precisión la cantidad de alimentos y bebidas según el número de invitados, incluso si cocinas tú mismo.
- Línea de tiempo: Para eventos formales, envía invitaciones con dos meses de antelación; para informales, 2-4 semanas bastan. Una cronología clara evita el estrés.
Con buenos amigos y excelente comida, ¡el éxito está garantizado! Cumplir el presupuesto lo hace aún mejor.
LTK: ¿Cómo minimizar imprevistos durante el evento?
AW: Mantén una actitud positiva: los problemas surgen siempre, pero la mayoría pasa desapercibida. Prepara un botiquín de emergencia completo, números de servicios de entrega, dinero extra y taxis para invitados. Así, resuelves todo con calma.
Temas de Fiesta
LTK: ¿Cuáles son los temas más populares e inusuales?
AW: Para niños, cualquier idea funciona: personajes de dibujos o 'princesas' lideran. En adultos, opta por temas sutiles para evitar un ambiente infantil.
Presupuesto Ajustado
LTK: ¿Cómo ahorrar sin perder calidad?
AW: Invierte tiempo: haz invitaciones o centros de mesa manualmente. Intercambia servicios con amigos expertos (ej. contabilidad por flores). Contacta estudiantes universitarios en fotografía o música para portafolios asequibles.
Sugerencias para el Éxito
LTK: ¿Clave para una fiesta inolvidable?
AW: La lista de invitados lo define todo. Mezcla conocidos y nuevos, preséntalos y añade un vecino animado si hace falta.
Carrera en Planificación de Eventos
LTK: ¿Qué te impulsó a esta profesión?
AW: Surgió en la universidad, estudiando Comunicación y produciendo eventos estudiantiles. Amo la organización bajo presión. Contacté planificadores locales, gané experiencia y fundé Aviva Events.
LTK: ¿Evento más memorable?
AW: Mi primera boda: escalé una ventana para acceder a suministros bloqueados. ¡Todo salió perfecto y nadie lo notó!
LTK: ¿Qué más disfrutas?
AW: Conocer clientes únicos y ayudar en días especiales. Cada evento es una historia diferente.
LTK: ¿Rechazarías algún proyecto?
AW: Considero todo, pero recomiendo colegas si encajan mejor.
LTK: ¿Experiencia más gratificante?
AW: El agradecimiento de clientes, especialmente en eventos benéficos que recaudan fondos para causas nobles.
LTK: ¿Consejo para aspirantes?
AW: Voluntaria en ONGs para ganar experiencia. Únete a ISES, ABC o MPI local para networking.
Más sobre Aviva Events
Visita Aviva Events o llama al 513-288-0356. Escribe a Alison@Aviva-Events.com. Dirección: PO Box 9391, Cincinnati, OH 45209.
Por Sheila Robinson