Las buenas ideas, la creatividad y una lista de verificación de planificación de eventos organizados pueden ayudar a que su evento sea un gran éxito. Alison Wenstrup, propietaria y coordinadora de eventos de Aviva Events, participa en todo, desde reuniones íntimas hasta bodas elaboradas, eventos de recaudación de fondos y eventos corporativos. Alison se tomó un tiempo de su apretada agenda para compartir consejos que lo ayudarán con su lista de control de planificación de fiestas y compartir experiencias en su carrera como coordinadora de eventos.
Planificación de partidos organizados
Me encanta saber (LTK): Cuando comienza a organizar un evento, recopila información en una lista de verificación de planificación de eventos para ayudar a guiar la dirección que tomará y lo que necesitará para que suceda. ¿Cuáles son algunos de los elementos más importantes que siempre deben incluirse?
Alison Wenstrup (AW):
- Presupuesto:trate de hacer uno y manténgalo; es demasiado fácil gastar de más sin uno.
- Servicio de catering:incluso si cocina usted mismo, asegúrese de investigar para determinar la cantidad de alimentos y bebidas que necesitará para acomodar a sus invitados.
- Línea de tiempo:por ejemplo, para un evento formal, sus invitaciones deben enviarse con dos meses de anticipación, pero para un evento más informal, se aceptan de 2 a 4 semanas. Si crea una línea de tiempo, es mucho más fácil recordar los detalles y superarlos todos sin sentirse abrumado.
Si todo lo que tienes son buenos amigos y buena comida, ¡no te puedes equivocar! Y si se ha ceñido a su presupuesto durante el proceso, simplemente lo hace aún mejor.
LTK: Es posible que una lista de verificación de planificación de eventos no siempre capte todos los detalles o anticipe todo lo que podría salir mal. ¿Cuáles son algunos buenos consejos para ayudar a disminuir la posibilidad de que surjan problemas durante un evento?
AW: Lo primero y más importante es una actitud positiva. Las cosas saldrán mal; ¡Esa es simplemente la naturaleza del mundo! Pero si puede tomarlos con calma, verá que no es un gran problema y que la mayoría de sus invitados no lo notarán ni les importará. Dicho esto; Siempre es bueno asegurarse de que su botiquín de emergencia y su botiquín estén completamente abastecidos (para los problemas graves) y los números de varios servicios de entrega a mano en caso de un desastre en la cocina o el catering. También es bueno tener algo de dinero extra y varios números de compañías de taxis a mano para cualquier invitado que pueda disfrutar de una bebida de más.
Temas de fiesta
LTK: Los temas pueden hacer o deshacer la fiesta. ¿Cuáles son algunos de los temas de fiesta más populares? ¿Cuáles son los más inusuales?
AW: ¡Para una fiesta infantil todo vale y no hay límite de temática! Los más populares son los personajes de dibujos animados favoritos o las fiestas de "princesas". Para las fiestas de adultos, me gusta señalar que cualquier tema puede funcionar, si se hace de la manera correcta. Cuando trabaje con un tema, siempre adopte el enfoque más sutil. De lo contrario, tu cóctel de adultos terminará pareciendo una fiesta infantil.
Presupuesto de fiesta
LTK: Si su cliente tiene un presupuesto ajustado, ¿cuáles son algunas formas de ahorrar dinero sin sacrificar la calidad o la presentación?
AW: Siempre puede ahorrar dinero si está dispuesto a dedicarle tiempo. Eso puede significar tomarse horas para crear invitaciones o centros de mesa a mano en lugar de pagarle a otra persona para que lo haga por usted. O bien, si tiene un amigo que se especializa en un determinado campo relacionado con eventos (música, catering, floral), puede intercambiar su tiempo y talento en un área en la que se especialice. Por ejemplo, si trabajas en contabilidad, ofrécete a ayudar a tu amigo florista con sus impuestos a cambio de un descuento en el precio o una breve lección de diseño floral. Además, póngase en contacto con las universidades locales. Los estudiantes de pregrado y posgrado en campos como la fotografía y la música a menudo son increíblemente talentosos, pero están dispuestos a trabajar por menos para construir sus portafolios.
Sugerencias para el éxito de la fiesta
LTK: ¿Tiene alguna sugerencia que pueda ayudar a garantizar el éxito de una fiesta?
AW: ¡Tu lista de invitados puede hacer o deshacer absolutamente tu fiesta! Asegúrese de que haya una buena combinación de caras antiguas y nuevas, y asegúrese de presentar a todos entre sí. La combinación correcta de personas hará que la fiesta dure toda la noche, mientras que la combinación incorrecta puede dejar a todos en un silencio incómodo. No tenga miedo de invitar a su amigo o vecino:¡siempre es bueno tener a alguien cerca para animar las cosas!
Carreras de planificación de fiestas
LTK: La planificación de fiestas es un campo interesante. ¿Qué te inspiró a moverte en esta dirección como carrera?
AW: Es algo en lo que inicialmente caí. Mientras estaba en la universidad, estudié Artes de la Comunicación con un enfoque en la producción de televisión. Pero como miembro de la junta de varias organizaciones estudiantiles, me encontré planeando muchos eventos y me encantó el proceso. Se necesita cierto tipo de personalidad, casi peculiar, para manejar el estrés del trabajo y amar la organización y los detalles de todo, y parecía encajar perfectamente conmigo. Me puse en contacto con otros planificadores de eventos locales y ofrecí mi ayuda para obtener más experiencia, ¡y creció a partir de ahí! No pasó mucho tiempo antes de que me diversificara por mi cuenta para crear Aviva Events, y no podría estar más feliz con esa decisión.
LTK: ¿Cuál es uno de los eventos más memorables que haya organizado?
AW: La primera boda en la que trabajé es sin duda la más memorable. De alguna manera, durante la ceremonia, la habitación donde se almacenaban nuestros suministros para la recepción se cerró con llave... ¡Terminé teniendo que subirme a una pared y escalar por una ventana para poder entrar a la habitación y abrir la puerta! Definitivamente una experiencia memorable y una lección rápida de cómo "todo vale" mientras se trabaja en un evento. Todo salió bien al final, y todo llegó a tiempo desde la iglesia hasta el lugar de la recepción, y la fiesta nupcial no se dio cuenta.
LTK: ¿Qué es lo que más disfrutas de la planificación de fiestas?
Lo que más disfruto es conocer a mis clientes y ayudarlos a planificar un día importante en sus vidas. ¡Cada persona tiene una historia, y escucho muchas de ellas! Mis clientes son todos muy diferentes y tienen antecedentes muy diversos; no hay dos eventos iguales, y me encanta no saber siempre lo que vendrá después.
LTK: ¿Hay algún tipo de fiesta o evento que no considerarías para un proyecto?
AW: Tendré en cuenta cualquier tipo de evento. En raras ocasiones, hay ciertos eventos o clientes para los que puedo sentir que otro planificador local puede ser más adecuado y, en caso de que surja esa ocasión, transmito la recomendación.
LTK: ¿Cuál fue su experiencia más gratificante como coordinador de planificación de eventos?
AW:Es tan difícil elegir una sola experiencia más gratificante. A lo largo del proceso de planificación de eventos, normalmente me vuelvo muy cercano a mis clientes. Después de cada evento, el agradecimiento que recibo de ellos, sus amigos y familiares puede ser abrumador. Pero la mayoría de las recompensas provienen de trabajar con organizaciones sin fines de lucro. Cuando puedo ayudar a los grupos a crear un evento que recaude fondos para apoyar su misión, ¡todo el trabajo arduo vale la pena!
LTK: Para aquellos de nosotros que estamos considerando una carrera en la planificación de fiestas, ¿qué consejo les puedes dar?
AW: Sugeriría comenzar como voluntario en una organización sin fines de lucro. Tienen eventos de recaudación de fondos regularmente y es un excelente punto de partida para la experiencia, ¡además de ser muy gratificante! Además, comuníquese con su capítulo local de ISES (Sociedad Internacional de Eventos Especiales), ABC (Asociación de Consultores Nupciales) o MPI (Meeting Planners International) para obtener información sobre reuniones en su área y comenzar a establecer contactos con otros planificadores de eventos y proveedores.
Más información sobre los eventos de Aviva
Para obtener más información sobre Aviva Events, visite el sitio web o llame a Aviva al 513-288-0356. Envíe un correo electrónico a Alison Wenstrup a [email protected]. El correo puede enviarse a Aviva Events en PO Box 9391, Cincinnati, OH 45209.
Por Sheila Robinson