10 consejos para organizar un evento formal

Cumplir con un cronograma es esencial para llevar a cabo cualquier evento, formal o no.

Los eventos formales tienden a ser impredecibles. Cuando se hacen bien, son inteligentes, divertidos y sofisticados. Cuando lo hacen mal, bueno, no es más que un montón de gente dando vueltas con tacones altos y trajes de pingüino. Si está planeando un evento formal, definitivamente no quiere que caiga en la última categoría, pero organizar una velada exitosa es un trabajo arduo y requiere mucho tiempo y esfuerzo. Sin embargo, no tiene por qué ser tan estresante como podría pensar. Si te mantienes organizado y sigues algunas reglas simples, organizarás la fiesta que todos recordarán la próxima vez que estés bien vestido y arrastrando los pies en una aburrida sala de conferencias.

Continúe leyendo para averiguar qué objetivos tienen que ver con la planificación de su próximo evento.

Contenido

1. Establecer un objetivo
2. Establecer un presupuesto
3. Identificar jugadores clave
4. Crear una línea de tiempo
5. Haga contratos y consígalos firmados
6. Establecer una ubicación y una fecha
7. Crear una lista de invitados y enviar invitaciones
8. Alimentos y bebidas
9. Decoraciones
10. Revisar y evaluar

10:Establecer un objetivo

Establecer metas y objetivos lo ayudará a planificar el evento y determinar qué tan exitoso fue después de que terminó.

Ya sea para entretener, informar, crear conciencia o recaudar dinero, necesita saber lo que está tratando de lograr con su evento. Establecer objetivos será útil para determinar dónde gastar su dinero, así como para planificar el cronograma. Si es posible, intente establecer objetivos que sean fácilmente medibles, como cuántos invitados espera que asistan, para que pueda ver cuál es su posición una vez que finalice el evento.

9:Establecer un presupuesto

Necesita saber cuánto dinero tiene antes de comenzar cualquier planificación real. Sea realista con sus costos. Siéntese y haga un resumen de cada aspecto del evento y cuánto está dispuesto a pagar por cada uno. Mientras planifica, revise su presupuesto con frecuencia para asegurarse de no excederse. Haga niveles de opciones con las que pueda vivir si su primera opción no funciona. Por ejemplo:

• Opción 1:Tienes barra libre.
• Opción 2:Cada invitado recibe dos bebidas gratis.
• Opción 3:los invitados pagan sus propias bebidas.

No tengas miedo de tomar un poco de un área para dárselo a otra. Si está decidido a tener una barra libre, por ejemplo, es posible que deba reducir su presupuesto de catering. Si hay cosas que desea y que simplemente no puede pagar, busque descuentos y no tenga miedo de negociar con los proveedores. ¡Necesitan tu negocio tanto como tú necesitas el suyo!

¿Sabías?

La palabra "presupuesto" se originó de la palabra latina "bulga", que significa mochila o bolsa.

8:Identificar jugadores clave

Identifique a las personas y empresas que necesitará para asegurarse de que su evento transcurra sin problemas. Cualquiera, desde el coordinador del evento hasta el equipo de valet parking, debe ser parte de esta lista. Asegúrese de que sepan exactamente cuál es su función, qué se espera de ellos, a qué hora deben llegar y cualquier otra información que considere necesaria. Organice reuniones a lo largo de su planificación para mantener a todos informados y actualizados. Asegúrese de tener una reunión previa al evento para repasar cualquier logística de última hora y solucionar los problemas que sean necesarios.

Historial de valet

El servicio de aparcacoches se convirtió en una opción popular para los propietarios de automóviles en la década de 1930 en ciudades con estacionamiento limitado, como Nueva York, Chicago y Los Ángeles. ¡Antes de eso, los conductores solo tendrían que encontrar un lugar para estacionar!

7:Crear una línea de tiempo

Establezca plazos estrictos para ciertas tareas pendientes. Por ejemplo, asegúrese de que todos sus servicios de catering y otros proveedores estén asegurados para una fecha específica.

Dependiendo de la anticipación con la que esté planeando su evento, es posible que deba establecer un cronograma que lo ayude a cumplir con sus fechas límite. Por ejemplo, debe reservar el servicio de catering con mucha anticipación, incluso antes de enviar las invitaciones, y luego contactarlo nuevamente justo antes del evento con su número final de RSVP. Haga un esquema de cada decisión y actividad en orden secuencial de principio a fin. Mientras planifica, visite este cuadro con frecuencia para asegurarse de que se está manteniendo al día.

6:Hacer contratos y conseguir que se firmen

Cuanto antes pueda firmar sus contratos, mejor.

Los contratos son la columna vertebral de cualquier evento porque sin ellos, no tendrá oradores, entretenimiento, materiales informativos, equipos ni nada que no pueda proporcionarse usted mismo. Hasta que todos sus proveedores y entretenimiento hayan firmado en la línea de puntos, todo lo relacionado con su evento es incierto. Por lo tanto, prepare sus contratos lo antes posible para evitar quedarse en la estacada si su orador principal recibe una oferta más lucrativa dos semanas antes del gran día.

5:Establecer una ubicación y una fecha

La mayoría de las veces, asegurar una ubicación y elegir la fecha de un evento van de la mano. Si tiene un día y una hora específicos en mente, deberá encontrar una ubicación que se ajuste a sus necesidades. Sin embargo, si ya ha determinado el escenario de su velada, es posible que deba ser flexible con el tiempo.

Además, tenga en cuenta la atmósfera que intenta crear al seleccionar el lugar. Dependiendo de qué tan formal sea exactamente su evento, es posible que desee tenerlo en el salón de baile de un hotel en lugar de en una sala de conferencias cargada. También debe tener en cuenta qué elementos esenciales proporcionará la ubicación, como mesas, sillas y ropa de cama. Recuerda que lo que no venga con el espacio tendrás que alquilarlo, lo que será más dinero restado de tu presupuesto.

Un evento caro

El Hotel Marina Bay Sands en Singapur ha sido nombrado el hotel más caro del mundo, con un costo de construcción de 5.950 millones de dólares. Su centro de convenciones cuenta con 250 salas de reuniones y puede albergar hasta 11.000 invitados sentados.

4:Crear una lista de invitados y enviar invitaciones

Envíe las invitaciones mucho antes del evento. Dependiendo del tipo de aventura que esté organizando, su lista de invitados incluirá una variedad de personas, desde amigos hasta compañeros de trabajo. La etiqueta formal dice que debe enviar sus invitaciones por lo menos de seis a ocho semanas antes de la ocasión y registrar sus confirmaciones de asistencia dos semanas antes. Si crees que es necesario, incluye el código de vestimenta en las invitaciones.

3:Alimentos y Bebidas

Servir comidas estilo aperitivo es aceptable en casi todos los eventos formales.

Decida qué tipo de comida le gustaría (y tenga el presupuesto) para servir:un buffet, tapas, una cena sentada o solo postres. Considere opciones de comida que funcionen con el tema de su evento. Servir cubos de queso y cerdos en una manta a la Vegan Society no va a salir bien, independientemente de cuánto dinero ahorre en el catering. Pero tampoco tiene que proporcionar una costosa comida de cuatro platos. Deje claro en las invitaciones lo que se servirá, incluso si no les pide a las personas que hagan sus selecciones de antemano, para garantizar que su evento no esté lleno de invitados hambrientos y enojados.

2:Decoraciones

Las decoraciones son críticas para establecer la atmósfera de cualquier evento. Dependiendo de la ubicación, es posible que pueda utilizar la belleza natural del espacio para ahorrar dinero en la decoración. Sin embargo, si necesita amplificar un área de conferencias aburrida, considere agregar algunos muebles a las mesas de postres o buffet. Solo asegúrese de que las decoraciones que elija no entren en conflicto con el estilo general del evento. Por ejemplo, si tiene una reunión de etiqueta en el elegante salón de baile de un hotel, las luces estroboscópicas probablemente no sean la mejor opción. Los arreglos florales a menudo son la opción más fácil y adaptable para hacer que un espacio simple se vea genial. Sin embargo, las flores pueden resultar caras y hay otras opciones que requieren menos dinero. Una sola vela votiva o de té en el centro de cada mesa, por ejemplo, puede ser muy útil.

¡Son muchas flores!

Hay alrededor de 250.000 tipos de plantas con flores en el mundo hoy en día.

1:Revisar y evaluar

Revise los éxitos y fracasos de su evento con su equipo después de que haya terminado.

Revise sus objetivos al final de su evento y vea cómo se midió. ¿Qué tan exitoso fuiste? ¿Alcanzó algunos objetivos y otros no? ¿Por qué o por qué no? Profundice en la ejecución de la reunión para tener una buena idea de sus éxitos y fracasos. Organice una reunión posterior al evento con sus jugadores clave para celebrar y revisar formas de mejorar su próxima aventura.