Como CEO y fundadora de A Perfect Event de Chicago, la planificadora de eventos corporativos Debi Lilly ha creado momentos memorables para empresas tan diversas como McDonalds y Tiffany's. También trabajando en el mundo de las celebridades, quizás su cliente más famoso sea Oprah Winfrey. La excelencia en la planificación de fiestas de Debi ha aparecido en The Oprah Winfrey Show durante siete años, incluida la fiesta televisada del 50 cumpleaños de Oprah. También es editora colaboradora de varias revistas de moda y novias.
Debi habló con LoveToKnow recientemente y compartió sus consejos para hacer que cualquier evento sea un éxito, al mismo tiempo que reveló un poco más sobre el negocio de un planificador de eventos corporativos.
Consejos para la planificación de fiestas para cualquier ocasión
Me encanta saber (LTK) :Si una empresa o una celebridad decidiera hoy:"Quiero organizar un gran evento", ¿cuál sería el primer paso que le sugeriría al cliente?
Debi Lilly (DL) :Bueno, definitivamente el primer paso sería hablar sobre el propósito o la ocasión. Obviamente, los detalles varían de una fiesta a otra, ya sea un baby shower o un picnic de verano para un cliente corporativo, y debe considerar el tiempo y el presupuesto. Yo diría que el primer paso sería hablar del tipo de evento que va a tener el cliente. Así nos aseguramos de que cada evento sea único y especial en función de lo que el cliente quiera celebrar u homenajear.
LTK :¿Hay algo que pueda ayudar a garantizar el éxito de un evento?
DL :Diría que querrás asegurarte de que estás pensando en todas las piezas. Significado para cualquier evento dado:
- ¿Tienes una ocasión?
- ¿Tienes un invitado de honor?
- ¿Tienes una ubicación?
- ¿Tienes un lugar?
- ¿Tienes algún tipo de entretenimiento?
- ¿Tiene algún tipo de decoración?
Mire a través de todas las diferentes piezas que componen cualquier evento exitoso, y luego podrá traducirlas a su propia fiesta. A continuación, sigue los pasos necesarios para asegurarte de que no olvidarás ningún detalle especial ni te quedarás atrapado el día del evento tratando de completar algo.
LTK :¿Cuáles son las cosas más importantes para recordar el día del evento?
DL :El día de la fiesta, diría que quieres asegurarte de que, ante todo, te has dado suficiente tiempo para hacer cualquier tarea que te toque. Esto significa que si usted mismo está haciendo la comida o las flores, realmente quiere asegurarse de tener un buen período de tiempo para completar el trabajo. No hay nada peor, como seguro que sabes, que subestimar el tiempo que lleva terminar una tarea, y luego terminar sin poder relajarte, vestirte y estar fresco y listo para recibir a todos tus invitados. Así que creo que es muy importante darse tiempo suficiente.
Siempre tratamos de tener lo más completo posible el día anterior al evento, como poner las mesas y arreglar los muebles, de modo que el día del evento, solo estemos enfocados en las cosas que deben hacerse en el último minuto. , como la comida y el hielo.
Después de eso, creo que siempre es importante averiguar el flujo de su evento y de sus invitados. Esto significa que usted quiere pensar, "Están llegando aquí. ¿Dónde debo poner la barra? ¿Dónde debo poner la comida?" Desea asegurarse de que las personas realmente se muevan por el lugar, ya sea en su casa, en un patio trasero o en un restaurante, por lo que realmente tiene que pensarlo detenidamente y configurarlo para que funcione realmente bien.
Creo que siempre es importante tener en cuenta el clima. Digamos que estás planeando una gran fiesta al aire libre. Siempre es importante asegurarse de tener un plan de respaldo en caso de mal tiempo. Al estar en Chicago, tenemos una probabilidad del 50/50 de que haga buen tiempo. Obviamente, eso puede no ser tan importante en otros climas, pero es muy, muy importante aquí en nuestro mercado.
El negocio de un planificador de eventos corporativos
LTK :Si alguien más estuviera interesado en convertirse en planificador de eventos corporativos, ¿qué pasos le recomendaría que tome para comenzar?
DL :Encuentre una gran empresa en su mercado local y comience a trabajar para ellos al menos a tiempo parcial. Solo necesita mojarse los pies y afianzarse en la industria, y hay tantos puestos disponibles, ya sea solo proyecto por proyecto o los fines de semana o las noches. Parece que muchas personas se han metido en la planificación de eventos casi por casualidad porque solo buscan algo de medio tiempo adicional o algo de dinero extra. Otros ya saben que les encanta y se preguntan cómo pueden entrar en esta línea de trabajo. De cualquier manera, esa sería la primera sugerencia que haría.
LTK :¿Alguna vez asistes a una fiesta y simplemente la disfrutas, o siempre piensas en ella desde la perspectiva de un organizador?
DL :Sí, asisto a fiestas por el gusto de hacerlo. Durante las vacaciones asistí a muchas fiestas de las que no era responsable. Sin embargo, es divertido; realmente no puedes salir de tu molde. A pesar de que era solo otro invitado, todavía me sorprendí diciendo cosas como:"¿Puedo traerte algo de beber?" "¿Puedo tomar tu abrigo por ti?" Todos se reían de mí y decían:"Deb... detente, detente". Así que supongo que es un poco difícil apagarlo, pero definitivamente puedo ir a las funciones aquí y allá. No diría a menudo porque el 99% de las veces es algo relacionado con el negocio. Sin embargo, es muy divertido cuando lo hago, pero a veces también es difícil sentarse y ser solo un invitado.
LTK :Mirando su sitio web, me intriga la idea de su biblioteca de eventos. ¿Es exactamente lo que parece, una ventanilla única para la planificación de eventos?
DL :Está. Está tanto en nuestro sitio web como en una biblioteca real o parte física de nuestra boutique. Lo que hemos tratado de hacer es enumerar lo mejor de lo mejor de los proveedores de Chicago; definitivamente es un recurso local. Descubrimos que hace que la planificación sea más fácil para las personas, sin importar qué tipo de fiesta estén organizando, porque están contratando proveedores precalificados como excelentes proveedores de catering con una gran reputación, bandas, fotógrafos, etc.
LTK :¿Es esto único entre los planificadores de eventos?
DL :Es realmente único. Algunas personas tratan de mantener a esos proveedores recomendados cerca de su bolsillo. Simplemente pensamos que parecía una forma muy divertida de mostrar a nuestros socios preferidos, que sabemos que hacen un gran trabajo y son muy profesionales, y ayudarlos a desarrollar su negocio mientras nosotros también ayudamos a que sea más fácil para las personas planificar sus eventos.
Obtenga más información sobre la planificación de eventos
LoveToKnow quisiera agradecer a Debi Lilly por participar en esta entrevista. Si desea obtener más información sobre la planificación de eventos, visite Un evento perfecto para obtener más información.