Si se enfrenta a tener que planificar un banquete, la tarea puede parecer desalentadora al principio. Sin embargo, planificar un banquete como un profesional es fácil si divide todo en pasos más pequeños y aborda cada paso uno a la vez.
Encontrar un lugar para banquetes
La tarea más abrumadora de organizar un banquete es encontrar un lugar para albergar el evento. Algunos lugares se agotan con un año o más de anticipación, por lo que normalmente desea organizar un lugar lo antes posible.
Consideraciones
Antes de que pueda reservar un lugar para celebrar su banquete, debe tener algunos detalles planeados. Tenga en cuenta algunas fechas viables cuando llame para preguntar sobre las reservas. Además, es útil saber lo que va a hacer para su programa para que pueda estar seguro de que el lugar tiene las comodidades para acomodarlo. Finalmente, debe tener un presupuesto a mano y saber aproximadamente cuánto quiere gastar en un lugar, la comida y la decoración.
Preguntas para hacer
Asegúrese de saber exactamente lo que obtiene cuando selecciona un lugar. Hacer muchas preguntas antes de reservar su espacio es la mejor manera de asegurarse de que su lugar sea adecuado para su actividad.
- ¿Cuánto tiempo puedes usar el espacio que reservaste? ¿Puedes venir temprano para configurar? ¿Hay una tarifa de horas extras?
- ¿Quién se encarga de la limpieza? Si te encargas tú mismo, ¿habrá descuento?
- Si el lugar atiende, pregunta por el menú.
- Pida ver y probar el sistema de sonido para asegurarse de que sea de alta calidad.
- ¿Hay algún otro equipo que necesite para su banquete, como un proyector de diapositivas, que las instalaciones puedan proporcionarle? ¿Cuáles son las tarifas?
- Confirme los detalles de pago, como cuándo vencen los depósitos y cuándo vence la factura final.
- Si su fecha preferida no está disponible, ¿qué otras fechas están disponibles durante ese mes?
- ¿Quién es responsable de las decoraciones? Si el lugar proporciona decoraciones, ¿puede traer las suyas propias? ¿Puedes mover las cosas? ¿Hay restricciones?
- ¿Cuál es la política de cancelación?
- ¿Se proporcionan mesas, sillas, cubiertos, platos y vasos y están incluidos en la tarifa de alquiler del espacio?
- ¿Hay estacionamiento en el lugar? (Si es así, considere si será suficiente para acomodar a su grupo).
Ideas de lugares
La clave para seleccionar un lugar es encontrar algo apropiado para su grupo y su presupuesto. Si está planeando un banquete deportivo, no lo celebre en el hotel más lujoso del centro de la ciudad cuando una habitación informal en un club de campo sería suficiente. En un banquete para reconocer los logros de alguien que se jubila, una sala de banquetes profesional sería ideal. Las opciones adicionales para las instalaciones incluyen:
- Hoteles locales, restaurantes y salones de banquetes
- Un museo
- Ayuntamiento (si lo tiene)
- Tu biblioteca local
- País o club de golf
- Iglesia u otro lugar de culto
- Acuario
- Centro comunitario
A bajo precio
No se preocupe si su presupuesto es ajustado. Hay maneras de conseguir un lugar elegante para banquetes sin tener que gastar mucho dinero.
- ¿Alguien en su grupo trabaja o tiene contactos con alguien que es dueño de una instalación?
- Gasta dinero en decoraciones. Puedes decorar cualquier cosa para que se vea elegante.
- Pregunta en el lugar si puedes obtener un descuento si te encargas tú mismo de algunos de los detalles, como el catering, la decoración, el montaje o la limpieza.
- ¿El lugar le permitirá alquilar el espacio más barato si lo anuncia?
- Si tiene el banquete entre semana, ¿ofrecerán un descuento?
- ¿Puede obtener una parte del banquete donada, como la comida o las decoraciones? Muchas empresas donarán cosas por una buena causa y un poco de publicidad gratuita.
Tenga en cuenta también que los ayuntamientos, las bibliotecas u otras organizaciones comunitarias locales suelen ser mucho más baratos que un salón de banquetes, un hotel o un centro de conferencias. El lugar siempre se puede vestir con decoraciones u otros detalles que harán que el banquete sea único.
Configuración del programa
Irónicamente, decidir sobre un programa tiende a ser uno de esos detalles que se hace al final. Sin embargo, su programa hará o romperá su banquete. Ya sea que su programa sea excelente o un fracaso, la gente hablará de él durante las próximas semanas. Cuando se le ocurre un plan, hay tres factores principales a considerar.
Propósito
¿Cuál es el propósito de su banquete? ¿Es para honrar a un grupo oa un individuo? ¿Es simplemente para reunirse en un momento social o celebrar un logro grupal en particular? Al planificar, asegúrese de que el propósito sea muy claro en todo lo que haga. No querrás que las personas sientan que perdieron el tiempo viniendo al evento. Su propósito también debe guiar todas sus otras decisiones. Nada arruinará más su banquete que tener un programa sin dirección o que intente hacer demasiadas cosas en una noche.
Tiempo
Uno de los errores más habituales a la hora de planificar un banquete es planificarlo de forma que los invitados tengan que permanecer sentados durante largos periodos de tiempo sin hablar ni levantarse. Mucha gente tiende a planear oradores que hablen durante la cena o durante el postre. Si haces esto, está bien, pero ten en cuenta que la mayoría de las personas comienzan a desconectarse después de 20 minutos. Si necesita hablar mucho, sepárelo durante la comida.
MC
Nunca cometa el error de intentar ser el MC del evento usted mismo. Como planificador de banquetes, estará agotado cuando llegue el gran evento. Deje que otra persona maneje los detalles de la noche y que la gente sepa lo que está pasando. Elija un MC que sea querido, un orador elocuente y que se sienta cómodo improvisando.
Comida
Tenga la seguridad de que la gente hablará sobre la comida de su banquete por un tiempo. Asegúrate de que se destaque porque es fenomenal en lugar de malo. La mayoría de las veces, los banquetes son atendidos por el propio lugar. Contratar un lugar que haga su propio catering es sin duda la forma más fácil de planificar para una gran multitud; sin embargo, puede tener un costo prohibitivo. Si su lugar no ofrece catering, puede considerar algunas otras opciones.
Catering patrocinado
Consigue que las empresas locales atiendan tu evento con un descuento ofreciéndoles publicidad gratuita. Ciertamente, esta no es la forma más eficiente de hacer algo, ya que probablemente tendrás que llamar a varios restaurantes para hacer el trabajo. Sin embargo, muchas empresas nuevas o pequeñas están dispuestas a participar en la publicidad relativamente gratuita solo para dar a conocer su nombre. Comience con nuevos restaurantes en su área, ya que es más probable que lo necesiten.
Hágalo usted mismo
En realidad, si estás coordinando el evento, no deberías encargarte del catering. Tal vez alguien en su grupo sea muy hábil en la cocina y no le importaría cocinar. Calcular la comida para una fiesta puede ser complicado, por lo que, como organizador del evento, asegúrese de obtener las cantidades exactas de la persona que cocina para saber sin lugar a dudas que habrá suficiente comida.
Invitaciones
En estos días, casi todo vale en términos de invitaciones. Para la mayoría de los eventos grupales, como un negocio o un grupo comunitario, puede enviar invitaciones por correo electrónico. Lo bueno de hacer esto a través de sitios como Evite es que los invitados pueden responder por correo electrónico directamente al sitio y el sitio hará un seguimiento por usted, dejándole una cosa menos que hacer.
Si su banquete requiere algo más elegante que las invitaciones por correo electrónico, asegúrese de pedirlas con unos seis meses de anticipación. Esto le deja mucho tiempo para corregir cualquier error. Envíe las invitaciones entre seis y ocho semanas antes del evento.
Decoraciones
Tenga en cuenta que muchos lugares decorarán su área de banquetes con manteles y centros de mesa. Sin embargo, es posible que pueda agregar a las decoraciones existentes para crear un ambiente único, o también puede ser responsable de planificar la decoración. Recuerda que las decoraciones marcarán el tono general del banquete, así que asegúrate de representar bien el evento.
Ideas formales
Un banquete formal incluirá una cena formal o un buffet completo con servicio de bebidas. La decoración debe ser elegante, pero la elegancia no tiene por qué significar costosa y elaborada. Algunas ideas simples incluyen:
- Velas flotantes
- Frascos de boticario llenos de flores u otros elementos naturales
- Caminos de mesa
- Lazos de tela en los respaldos de sillas o tapizados de sillas
- Ramas naturales con guirnaldas de luces
- Espejos de centro de mesa que sostienen un jarrón de flores o velas
- Candelabros de mesa
- Fantásticas servilletas de tela dobladas
- Árboles de fibra óptica que bordean el espacio
Ideas informales
Un banquete informal es uno que normalmente no se atiende y normalmente será organizado por un grupo comunitario, como un equipo deportivo.
- Globos Mylar
- Luces de farol de cuerdas
- Confeti en forma
- Utensilios atados en una servilleta con cinta de cuadros
- Luminarias
- Arreglo de guarnición o fruta esculpida
Consejos para un banquete exitoso
- Delegado:el hecho de que esté a cargo no significa que tenga que hacerlo todo personalmente.
- Mantenga toda la información relacionada con el banquete (ideas, contratos con proveedores, recibos, etc.) en una carpeta para que esté todo junto y en un solo lugar, y así pueda guardar la información para el próximo banquete.
- Utilice una hoja de trabajo para la planificación de banquetes. Hará que desglosar tareas grandes sea mucho más fácil. Si necesita ayuda para descargar la hoja de trabajo, consulte estos útiles consejos.
- Presta atención a los detalles. Son esos pequeños toques de los que la gente hablará en los años venideros.
Si bien puede parecer un gran trabajo, es posible planificar un banquete que la gente elogiará en los años venideros. Las claves del éxito son planificar temprano y realmente planificar con su propósito en mente. Tus invitados apreciarán un banquete bien pensado que satisfaga a tu grupo.