Si bien planificar una fiesta es divertido y positivo, descubrir cómo cancelar una fiesta puede ser un desafío. No solo los invitados necesitan notificación, los planes relacionados con la ubicación, la comida, las bebidas y el entretenimiento deben abordarse. Además de todo eso, debe lidiar con el motivo de la cancelación y las consecuencias relacionadas.
Cómo cancelar una fiesta con delicadeza
Independientemente del motivo, cancelar una celebración nunca es divertido. Inventa un pequeño discurso en tu cabeza e intenta anticiparte a las preguntas y comentarios que tendrán los invitados.
Notificación de invitado
Si el tiempo lo permite, cancele el evento por correo electrónico o correo ordinario. Las cancelaciones de última hora requieren llamadas telefónicas o mensajes de texto. Independientemente del método utilizado, llame a los invitados para asegurarse de que hayan recibido la información para evitar que las personas se presenten a un evento que no existe.
Qué decir
La brevedad es lo mejor. Ya sea que el motivo para cancelar la fiesta se relacione con la vida personal del invitado o del anfitrión, la falta de interés (invitados confirmados insuficientes) u otras circunstancias atenuantes, un simple anuncio de cancelación disuade las especulaciones y los chismes.
Cómo decirlo
El motivo de la cancelación y las relaciones del anfitrión con el invitado de honor y los invitados dictan el tono de la cancelación. Anuncie las fiestas canceladas debido a una enfermedad o lesión menor con un tono ligero y un comentario sobre una posible reprogramación. Por el contrario, aquellos cancelados por crisis familiares u otros problemas serios exigen un enfoque reverente y respetuoso que explique brevemente y con empatía a los invitados el motivo del cambio de planes.
Mentes curiosas
Al menos un invitado probablemente hará preguntas de sondeo sobre la cancelación. En este caso, parte de saber cancelar una fiesta es ser diplomáticamente evasivo. Simplemente dígale a la persona que pregunta que se sentiría más cómodo si no discute los detalles, prométale que se comunicará con él más tarde con más datos (ya sea que lo planee o no) o use el probado y verdadero, "Lo siento, tengo que irme, hay alguien en la puerta", disculpe.
Información de reprogramación
Si la fiesta se reprograma antes de que se anuncie la cancelación, incluya esa información con el mensaje. La información positiva generalmente atenúa las malas noticias y desalienta los rumores. Las partes retrasadas indefinidamente no requieren más detalles además del aviso de cancelación.
Preocupaciones prácticas
Después de avisar a los invitados, el anfitrión tiene la desagradable tarea de deshacer todos los preparativos de la fiesta. Esto puede ser abrumador y costoso si la fiesta involucra el alquiler de lugares y equipos, servicios de catering o artistas contratados. Los eventos más pequeños programados para el hogar o la oficina requieren menos trabajo para cancelar.
Reembolsos y tarifas de cancelación
La mayoría de los espacios para fiestas, empresas de catering y animadores alquilados tienen cláusulas de cancelación en sus contratos. En consecuencia, el anfitrión puede verse obligado a pagar el monto total del evento cancelado o, al menos, perder su depósito. Algunos proveedores y contratistas pueden ofrecer una opción para reprogramar el evento dentro de un plazo prescrito. Por supuesto, un reembolso completo es la mejor opción, pero si el contrato es vinculante, considere vender los servicios contratados a amigos o compañeros de trabajo o publicarlos para la venta en los tablones de anuncios locales en línea. Si bien la pérdida total puede no ser recuperable, recuperar una parte de la inversión es mejor que nada.
Fiestas en casa canceladas
Guarde siempre los recibos de decoraciones de fiestas, comidas y bebidas. La mayoría de las decoraciones sin abrir son retornables para reembolsos completos. Los alimentos envasados o congelados normalmente son retornables, al igual que las bebidas sin alcohol y los mezcladores. Muchos minoristas no aceptan alcohol bajo ninguna circunstancia. El anfitrión puede dar el alcohol a los amigos como regalo o simplemente almacenarlo, generalmente de forma indefinida, para uso futuro. Un espacioso congelador independiente puede acomodar alimentos preparados con anticipación por el anfitrión y otros invitados. Distribuya artículos altamente perecederos entre amigos y familiares o dónelos a un refugio para alimentar a los hambrientos.
El siguiente paso:seguir adelante
Mire hacia adelante y haga algo edificante y positivo después de la cancelación de la fiesta. Si la cancelación se debió a la enfermedad del homenajeado oa asuntos familiares graves, canalice su energía para ayudarlo a sobrellevar la situación. Recuerda que las fiestas canceladas por circunstancias menos graves siempre se pueden reprogramar y -sigue sonriendo- salir mejor que la celebración prevista originalmente.