Lista de control de planificación de fiestas

Planear una fiesta puede ser una tarea abrumadora incluso para el profesional de planificación de fiestas más experimentado. Desde galas corporativas hasta eventos sin fines de lucro e incluso fiestas de cumpleaños y días festivos, hay varios pasos que, cuando se siguen correctamente, pueden hacer que la planificación de la fiesta sea muy fácil incluso para los planificadores de fiestas novatos.

Lista detallada de verificación de eventos

Un gran lugar, un menú increíble y melodías pegadizas son solo algunos de los elementos clave necesarios para garantizar una gran fiesta. Sin embargo, cosas como la falta de personal, la falta de suficiente estacionamiento o los recipientes de basura desbordados pueden arruinar el estado de ánimo de cualquier asistente a la fiesta.

El imprimible anterior lo ayudará a mantenerse organizado durante todo el proceso de planificación. Si necesita ayuda para descargar la lista de verificación, consulte estos útiles consejos.

12-26 semanas antes de la fecha de la fiesta

Según el tamaño de la fiesta, querrá comenzar a planificar con seis meses de anticipación. Hay varias áreas a las que querrá prestar especial atención en las etapas iniciales de la planificación de su evento para asegurarse de que todo fluya a lo largo del proceso de planificación.

Ubicación y cronología

Determinar la ubicación del evento. Considere tener dos o tres ubicaciones alternativas en caso de que su primera opción no esté disponible. Además, determine la logística:disposición de la sala, equipo audiovisual, accesibilidad para personas con discapacidades físicas y mesas y sillas. Sus invitados deben sentirse cómodamente cerca sin sentir que sus espacios personales están siendo invadidos.
Desarrolle una línea de tiempo básica. Por ejemplo, ¿cenará antes de algún juego/actividad? ¿Cuándo subirá al escenario un orador invitado?
Configure su proceso de mantenimiento de registros y cree una carpeta para la fiesta. Esto será útil cuando organice la misma fiesta el próximo año, y será un gran recurso cuando planee otras fiestas y eventos.

Presupuesto

Calcule su presupuesto total para el evento y asigne un cierto porcentaje a varias categorías como comida, entretenimiento y limpieza.
Determinar, reclutar y asegurar patrocinadores, si es necesario.

Información del proveedor

Decida qué música quiere en su evento, si es que quiere algo. Por ejemplo, ¿quieres una banda en vivo o un DJ?
Determine qué artículos (por ejemplo, comida, mesas, sillas, decoraciones, montaje, desmontaje, etc.) necesitará de proveedores externos, fije el precio de esos servicios y resérvelos.
Si planea tener letreros, pancartas o decoraciones, cree los diseños gráficos necesarios y haga su pedido con la imprenta de su elección.
Entreviste y contrate a un proveedor para la fiesta, si es necesario.

Detalles

Decide un tema. ¿Quieres tener una fiesta de cumpleaños de los años 80? ¿Es un evento corporativo al estilo de El Gran Gatsby? ? Además, decida si desea hacer, comprar o pedir prestadas las decoraciones que pueda necesitar para adaptarse al tema.
Haga una lista de invitaciones. Para un gran evento, considere invitar a un 20 por ciento más de personas de las que puede acomodar, ya que normalmente solo asisten entre el 70 y el 80 por ciento de los invitados.
Si está planeando un evento corporativo o público, consulte con la ciudad en la que se llevará a cabo el evento para determinar qué permisos se necesitan. Es posible que necesite permisos para comida, alcohol y estacionamiento.
Si planea servir alcohol, asegúrese de consultar con la ciudad para ver si se le pedirá que contrate policía o seguridad para su evento. En muchos casos, deberá contratar a un policía o guardia de seguridad por cada 50 personas que asistan a la fiesta.

10-15 semanas antes del evento

Envíe invitaciones. Se aceptan invitaciones por correo, correo electrónico, invitación electrónica e incluso por teléfono. Tus invitaciones deben complementar el tema de la fiesta. Por ejemplo, si está organizando un evento corporativo, puede ser más apropiado enviar invitaciones por correo.
Determinar selecciones de alimentos o catering en una fiesta que se está atendiendo; Proporcionar a los proveedores de servicios de catering un recuento potencial de personas para la fiesta en función del número de invitaciones enviadas.
Si no vas a tener servicio de catering para la fiesta, planifica el menú. Montar las recetas. Cuando prepare la comida usted mismo, elija solo aquellas que se puedan preparar con anticipación, tal vez incluso congeladas, con solo calentar y ensamblar el día de la fiesta. Haz una lista de con cuánto tiempo de anticipación se puede hacer cada uno y compila una lista de compras. Haga un pedido con su tienda de delicatessen o panadería local, según sea necesario.
Decide y comienza a armar la lista de reproducción para el evento. Si está contratando una banda o un DJ, reúnase con ellos para discutir el tipo de música que desea tocar. Su música debe comenzar con un poco de suavidad, desarrollarse para ser optimista y luego terminar con una nota suave a medida que la fiesta comienza a relajarse.
Llame a posibles oradores/invitados para buscar confirmaciones.
Comuníquese con los patrocinadores para actualizarlos sobre su progreso.
Determine un espacio de oficina central y necesidades médicas o de movilidad.
Determinar el acceso al transporte.
Finalice e imprima los materiales necesarios.
Decida si invitará a los medios y compile una lista de los medios a los que apuntar, completa con información de contacto.
Determinar las necesidades audiovisuales y hacer arreglos con el lugar del evento.

De seis a ocho semanas antes de la fiesta

Contrate la ayuda adicional que prevea, como un asistente para el día de la fiesta o miembros adicionales del equipo de limpieza.
Realice un recorrido por el sitio. Haga un inventario de los utensilios de cocina y los platos si no se atiende a la fiesta. Confirme qué artículos proporcionará su lugar. Asegure los artículos necesarios como ropa de cama y centros de mesa según sea necesario.
Prepara el escenario. Dibuje el diseño de la fiesta, complete con las designaciones para las mesas de servicio, el escenario, la pista de baile y las mesas de los invitados, asegurándose de que los invitados puedan moverse fácilmente de una parte de la sala del evento a otra. Designe una mesa de café o una mesa auxiliar para el café y el postre, si va a servir estos artículos.
Determina la iluminación. El uso de bombillas de bajo voltaje o velas creará el ambiente adecuado.
Proporcione un recuento final de personas al proveedor si es necesario.

De dos a cuatro semanas antes de la fiesta

Verifique los detalles finales con el lugar, incluido el diseño de la sala, y confirme las necesidades audiovisuales.
Confirmar permisos, seguridad y artículos de alquiler.
Llame a los medios que desee en el evento y confirme/fomente la asistencia.
Toque la base con los oradores para asegurarse de que tengan la fecha y el lugar correctos del evento, así como la hora a la que se espera que hablen.
Proporcione a los oradores el nombre de una persona de contacto que los recibirá a su llegada.

Una o dos semanas antes de la fiesta

Finalice e imprima la agenda y la lista de participantes.
Reunir materiales para distribuirlos a los participantes; Asegúrese de que estos materiales estén disponibles en el lugar.
Imprima etiquetas de identificación, si corresponde.
Elabore un comunicado de prensa (si corresponde) que detalle la fiesta y distribúyalo a los medios.
Si planea servir la comida o las bebidas usted mismo, limpie los cristales, la porcelana y los cubiertos que se usarán en la fiesta. Lavar y planchar ropa de cama.
Abastezca la barra. En promedio, planifique tres botellas de vino para cada cuatro personas y tres o cuatro cócteles por invitado para una fiesta de dos a tres horas.

Día de la Fiesta

Llegue temprano y verifique que la ubicación esté configurada correctamente y que los materiales audiovisuales estén disponibles y en funcionamiento. Revisa todos los micrófonos, proyectores, equipos audiovisuales y conexiones informáticas.
Revise el área de registro. Asegúrese de que las etiquetas de nombre y los suministros sean abundantes.
Planifique tener miembros del personal en el registro aproximadamente una hora antes del inicio del evento.
Asegúrese de que el personal esté en sus ubicaciones asignadas y que todas las áreas estén cubiertas durante todo el evento.
Dé tiempo para repasos si los oradores u otras personas que participan en el evento lo solicitan.
Asegúrese de que las señales direccionales estén colocadas correctamente.
Empaque un "equipo de suministros" con cualquier material diverso que pueda necesitar (cinta, tijeras, engrapadora, bolígrafos, lápices, papel, números de teléfono de los oradores, etc.).
Decora. Coloca velas, coloca decoraciones temáticas, etc.
Establezca estaciones de limpieza. Coloque una caja de sal, Wine-Away (quitamanchas de vino tinto), agua carbonatada y un par de trapos en una canasta de mimbre, y guarde algunos en lugares estratégicos en caso de que ocurra un derrame desagradable.
Especifique un lugar para los abrigos si su evento se lleva a cabo durante la estación fría.
Termina cualquier cocción de última hora. ¡Esto debería ser absolutamente mínimo!
Coloque sillas. No necesariamente necesita tener suficientes asientos para todos; menos asientos fomentarán la mezcla.
Reciba a los invitados a medida que llegan. Las cosas deben estar organizadas, para que seas libre de mezclarte.

Después del Evento

Asegúrate de que estas cosas sucedan a más tardar siete días después de la fiesta:

Lleve a cabo una reunión de recapitulación con el comité de planificación, incluido un informe sobre lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse para eventos futuros.
Preparar un resumen escrito y una evaluación de la fiesta.
Archivos y carpetas completas de eventos/fiestas.
Revise las facturas y envíe el pago de las facturas pendientes.
Comuníquese con las organizaciones que asistieron a la fiesta para discutir la colaboración para futuros eventos y otras actividades.
Envíe tarjetas de agradecimiento y notas de agradecimiento a los miembros del comité, voluntarios, presentadores, patrocinadores, miembros del personal y otras personas involucradas.
Envíe correos electrónicos de seguimiento a los medios que asistieron y ofrezca ayuda para recopilar más información.
¡Date una palmadita en la espalda por un trabajo bien hecho!

Haz que tu fiesta sea un éxito

Una fiesta exitosa requiere planificación, preparación y promoción. Anticipar hasta el más mínimo detalle le ofrece tranquilidad cuando llega la hora de la fiesta. Tener una lista de verificación para la planificación de la fiesta asegura que su fiesta sea un éxito. Recuerde, incluso con la lista de verificación más detallada, sin duda habrá alguna tarea que se pase por alto o algún paso que salga mal. La clave para una gran fiesta es tomar esos baches con calma, relajarse y divertirse.